Кадровое делопроизводство в учреждениях культуры и спорта

776.5 Кб
скачать

↓ Приложения

Комитет по культуре, физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью администрации Талдомского муниципального района 

МУ Районный информационно-методический центр культуры

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В УЧРЕЖДЕНИЯХ КУЛЬТУРЫ И СПОРТА

Талдом, 2013г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Кадровое делопроизводство. Нормы Трудового кодекса РФ и обязательные кадровые документы…………………………………………………………….3

1.1. Обязательные кадровые документы…………………………………3

1.2. Трудовой договор…………………………………………………….6

1.3. Трудовые книжки…………………………………………………….8

1.4. Штатное расписание и график отпусков……………………………10

1.5. Личное дело работника………………………………………………11

1.6. Приказы по личному составу и основной деятельности…………..13

1.7. Должностные инструкции работников…………………………….16

2. Приложения…………………………………………………………………..19

1. Кадровое делопроизводство. Нормы Трудового кодекса РФ и обязательные кадровые документы.

В наши дни трудно найти организацию, которая бы обходилась без ведения кадрового делопроизводства. Грамотного оформления требует каждый документ, от заявления работника до приказа руководителя. Плюс к этому на практике каждый работодатель, хочет он того или нет, просто вынужден принимать локальные нормативные акты: наличие одних установлено законодательством, другие обязательны с учетом специфики деятельности, третьи необходимы для регулирования трудовых отношений. Нельзя также забывать, что ошибка в кадровых документах может привести к судебным разбирательствам. Так что рациональное и грамотное построение системы кадрового делопроизводства в организации можно смело отнести к одной из основных обязанностей кадровика.

1.1. Обязательные кадровые документы 

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно, например трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты. В иных нормативных актах (постановлениях Правительства РФ, приказах различных ведомств и пр.) перечислены как обязательные, например, приказы о направлении в командировку, штатное расписание, личные карточки и пр. Рассмотрим их подробнее.

1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (согласно ст. 67 ТК РФ).

2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Проверяя правильность внесения записей в книжки, следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, и помнить, что все записи вносятся на основании приказов.

Все трудовые книжки работников должны быть зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек, которая должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена печатью (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Кроме этого, обратите внимание на наличие приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

3. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ: очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Проверяя данный документ, утверждаемый работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года, выясните, соответствует ли его форма унифицированной форме Т-7 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Кроме этого, если в график вносились изменения или исправления, необходимо наличие подтверждающих документов (например, перенос отпуска должен быть подтвержден приказом об этом и согласием работника).

А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя форма его утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" - Т-3. Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ.

Примечание. Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой организации на основании ст. 91 ТК РФ, обязывающей работодателя производить точный учет рабочего времени, отработанного каждым работником.

4. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Личная карточка (форма Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.

Приказы о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), о переводе (формы Т-5, Т-5а), о поощрении (формы Т-11, Т-11а) и пр.) также обязательны, ведь на их основании работнику предоставляется отпуск, он направляется в командировку, бухгалтерия начисляет и производит выплаты и пр.

5. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.

6. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.

Определим состав тех локальных нормативных актов, которые должны формироваться работодателем в обязательном порядке - в силу прямого указания законодателя (табл. 1).

Таблица 1

Обязательные документы кадровой службы

При регистрации документа в регистрационных формах ему присваиваются определенный номер и дата регистрации. Журналы должны быть прошиты и пронумерованы. Законодательство предусматривает как обязательные регистрационные формы (например, см. таблицу, п. 7), так и необязательные, которые организация разрабатывает сама.

1.2. Трудовой договор 

Согласно статьи 56 ТК РФ трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату. Работник в свою очередь обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В настоящее время согласно изменениям в ст. 275 Трудового кодекса РФ с руководителем, вновь поступающим на работу, трудовой договор оформляется согласно новой типовой формы, утверждаемой Правительством Российской Федерации (приложение № 1), с уже действующим руководителем бюджетного учреждения в соответствии с действующим законодательством заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с изменениями условий.

Однако любой трудовой договор обязательно должен содержать следующие данные, установленные ст. 57 ТК РФ.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием классификации; конкретный вид поручаемой работы);

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения;

- условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.);

- условие об обязательном социальном страховании работника;

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Согласно изменения в ст. 275 Трудового кодекса РФ «Лицо, поступающее на должность руководителя государственно (муниципального) учреждения (при поступлении на работу), и руководитель государственного (муниципального) учреждения (ежегодно) обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей».

Дополнительными являются условия:

- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

- испытании;

- неразглашении охраняемой законом тайны;

- обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет работодателя;

- видах и условиях дополнительного страхования работника;

- улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

- уточнении, применительно к условиям работы данного работника, прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Если стороны не включат в трудовой договор какие-либо сведения или условия (перечисленные в ст.57 ТК РФ), то:

- это не будет являться основанием для признания трудового договора незаключенным или для его расторжения;

- трудовой договор при этом должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями.

Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия закрепляются приложением к нему либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме. Эти документы являются неотъемлемой частью трудового договора.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Введено обязательное условие о том, что получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Все трудовые договора по времени действия делятся на два вида:

- трудовой договор на неопределенный срок;

- трудовой договор на определенный срок (не более пяти лет), т.е. срочный трудовой договор.

Срочный трудовой договор заключают в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами.

Основным видом принято считать трудовой договор, заключаемый на неопределенный срок. Срочные трудовые договоры рассматриваются как исключение из общего правила. Согласно ст.58 и 59 ТК РФ предусмотрен исчерпывающий перечень случаев и оснований, когда допускается заключение трудового договора на определенный срок. При этом Кодексом ограничен срок, на который может быть заключен такой трудовой договор, - не более 5 лет, за исключением случаев, когда иной срок установлен Кодексом или иным федеральным законом.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

После заключения трудового договора работник считается принятым на работу.

1.3. Трудовые книжки

Согласно статьи 66 ТК РФ трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливается Правительством РФ.

Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания для прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Все записи в трудовой книжке делаются без сокращений и имеют свой порядковый номер. Недопустимо, например, в графе 4 указывать «пр.» вместо «приказ» и «распр.» вместо «распоряжение», это касается и ссылок на конкретные статьи ТК РФ (следует писать: пункт 3 статьи 77 и т.п.).

Согласно второго раздела Инструкции по заполнению трудовых книжек, сведения о работнике заполняются следующим образом:

- фамилия, имя и отчество указываются полностью;

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год)

- запись об образовании на основании (на основании документов об образовании);

- профессия или специальность указывается тоже на основании документов об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных данных. Первую страницу трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации.

Если за период работы у сотрудника изменяются анкетные данные, то устаревшие данные зачеркивают одной чертой, а новые вписывают рядом (исправления вносятся только на основании документов).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии на работу, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа, согласно которому работник принят на работу.

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества и т.п. вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о регистрации брака, свидетельства о расторжении брака и т.д. При этом необходимо ссылаться на номер и дату этого документа. Прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а рядом вносятся новые данные. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или начальника отдела кадров и печатью организации.

Если все страницы в трудовой книжке заполнены, то в нее вшивается вкладыш, который ведется по тем же правилам, что и трудовая книжка. Вкладыш не действителен без трудовой книжки.

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек назначается приказом руководителя. В его обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от работников при поступлении на работу трудовые книжки. Здесь же делается запись о выдаче трудовых книжек работникам при увольнении с распиской. Данная запись подтверждается распиской работника в получении.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправлении ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу осуществляется только с его согласия.

Трудовые книжки не полученные работниками хранятся в течение 2-х лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовой книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Примеры оформления трудовых книжек рассмотрены в приложении № 2.

1.4. Штатное расписание и график отпусков. 

Штатное расписание (форма № Т-3, приложение № 3) —применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением); содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы; утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом; изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

ТК РФ предусмотрены четыре вида отпусков:

- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;

- отпуск без сохранения заработной платы;

- отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком.

Ежегодный оплачиваемый отпуск – длительный, свободный от выполнения трудовых обязанностей непрерывный период времени, предоставляемый за работу в течение рабочего года.

Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии со ст. 115 ТК РФ составляет 28 календарных дней. Руководителю муниципального учреждения предоставляется также дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня.

Трудовой Кодекс предусматривает разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Оно допускается только по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).

Допускается отзыв работника из отпуска, но только с его согласия. Отзыв работника из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя, в котором по договоренности сторон указывается, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

Увольнение работника, находящегося в очередном или дополнительном отпуске, по инициативе работодателя не допускается, за исключением случаев полной ликвидации организации или прекращения деятельности работодателя (ч.6 ст.81 ТК РФ)

Очередность предоставления работникам организации ежегодных отпусков определяется графиком (приложение № 4). График отпусков на последующий календарный год должен быть составлен не позднее чем за две недели до окончания текущего года (ст.123 ТК РФ). Этот документ утверждается руководителем организации. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При его составлении учитываются специфика организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя в график отпусков вносятся следующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Отпуск работнику предоставляют в соответствии с его заявлением.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по общему правилу по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ч.2 ст.122 ТК РФ). Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, предусмотренных ч.1 этой статьи, например, в случае временной нетрудоспособности работника. При этом отпуск продляется на количество дней временной нетрудоспособности работника.

1.5. Личное дело работника 

На всех работников, с которыми заключен трудовой договор, заполняется личная карточка. Унифицированная форма Т-2 личной карточки работника утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. (приложение № 5)

Личная карточка сотрудника заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу и документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. Так на основании документов заполняется раздел 1 «Общие сведения» личной карточки.

В графе «Характер работы» могут быть только два варианта: «постоянно» или «временно».

При заполнении п.5 «Знание иностранного языка» указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться»,«читает и переводит со словарем».

Данные п.8 «Стаж работы» рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Основные документы, на основании которых заполняется раздел 2 «Сведения о воинском учете»:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – для граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для граждан, подлежащих призыву на военную службу.

с каждой записью в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу и т.п., администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6.

В разделе 7 «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

В разделе 10 «Дополнительные сведения» заносятся сведения об обучении в учебных заведениях, инвалидности и др.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие записи, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личные карточки работников хранятся в личных делах.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личное дело не является обязательным и оформляется по усмотрению работодателя, так что каждый работодатель вправе устанавливать свою специфику формирования и ведения личных дел.

В личное дело работника могут входить следующие документы:

- внутренняя опись документов;

- заявление о приеме на работу;

- второй экземпляр трудового договора;

- копия приказа о назначении на должность;

- личная карточка работника (форма Т-2);

- копия документа, удостоверяющего личность работника;

- копии документов об образовании;

- автобиография (анкета);

- характеристики, рекомендательные письма и т.д.

В процессе трудовой деятельности личное дело периодически пополняется, в него могут войти свидетельство о браке и документы, характеризующие профессиональные и деловые качества работника (отзывы, аттестационные листы, представления), на некоторых предприятиях в состав личного дела включают копии приказов о переводе на другую должность, поощрениях и дисциплинарных взысканиях и т.д.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Личное дело подшивается в отдельную папку, на которой указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, а также его порядковый (табельный) номер.

Личные дела не выдаются на руки лицам, на которых они заведены, однако они имеют право затребовать копию любого документа из своего личного дела.

1.6. Приказы по личному составу и основной деятельности

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения работника и являются основанием для начисления ему заработной платы. В новом Законе о бухучете, который вступает в силу с 2013г., уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов (часть 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ ). Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, и, во-вторых, что буквально все унифицированные формы станут необязательными. Исключением являются организации государственного сектора. Для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.
Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:
• прием, перевод на другую работу, увольнение;

• изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

• установление размеров оплаты труда;

• предоставление отпусков;

• командирование сотрудников;

• наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.

В заявлении обязательно указывается адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ. (приложение № 6,7,8,9)

• при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

• при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

• при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

• при переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

• при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

• при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

-в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:

- О проведении аттестации персонала организации;

- О создании постоянно действующей экспертной комиссии;

Текст приказа состоит из двух частей:

- констатирующей,

- распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

- ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Например:

- В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2002 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников» ПРИКАЗЫВАЮ: …

- В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: …

При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ:

В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденным приказом директора Федеральной авиационной службы России 29 августа 1998 г. № 125, ПРИКАЗЫВАЮ: …

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.

Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

- наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;

- поручение;

- срок выполнения поручения.

Образец оформления приказа по основной деятельности см. в приложении № 12.

1.7. Должностные инструкции работников.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД ОК011-93)1, должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности организации.

Современное делопроизводство определяет должностную инструкцию как письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица организации и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующий законодательных актов, так и внутренних нормативно-правовых актов организации (приказов, распоряжений и т.п.).

При разработке должностных инструкций следует руководствоваться Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденными Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
Общие положения
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Квалификационные требования
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:

наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
порядок назначения и освобождения от должности;
порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать... должен уметь...);
перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).
Во втором разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работы, из которых складывается выполнение основной задачи.
Также в разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций. Например:

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
соблюдать установленные сроки подготовки документов;
соблюдать этические нормы общения в коллективе;
соблюдать конфиденциальность служебной информации.
В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации. В разделе должностной инструкции «Квалификационные требования» следует отразить квалификационные требования по должностям, предъявляемые в соответствии с трудовым законодательством.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель и утверждает руководитель организации. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также относятся к документам длительного действия.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

- изменение структуры организации;
- переподчинение службы делопроизводства;
- изменение наименования должности;
- изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
- внедрение новых форм и методов организации труда;
- внедрение новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.
С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под роспись.

Приложение